Handbücher existieren. Aber niemand liest sie

Jeder Monteur kennt das Gefühl. Es gibt eine Störung. Oder ein Kunde stellt eine technische Frage. Die Antwort steht irgendwo im Handbuch, da ist man sich sicher. Aber in welchem Handbuch? Auf welcher Seite? Und welche Version ist die richtige?

In der Praxis greift niemand zum Handbuch. Das dauert zu lange. Man ruft einen erfahrenen Kollegen an. Oder man rät.

Das Ergebnis: Die gleichen Fragen werden immer wieder gestellt. Erfahrene Mitarbeiter werden ständig gestört. Neue Mitarbeiter lernen langsamer, weil das Wissen nicht in dem Moment verfügbar ist, in dem sie es brauchen. Und manchmal geht etwas schief, weil die Antwort doch etwas anders war als gedacht.

Dies ist kein Wissensmangel. Es ist ein Zugangsproblem.

Der Agent kennt alle Handbücher und antwortet sofort

Die Lösung, die das Unternehmen entwickelt hat: ein Agent, der alle Handbücher gelesen hat. Mitarbeiter stellen eine Frage in normaler Sprache. Der Agent sucht in den richtigen Dokumenten und gibt eine konkrete Antwort. Mit Angabe der Seitenzahl und des Dokumentennamens, damit der Mitarbeiter es selbst überprüfen kann.

Der Agent arbeitet mit den bereits vorhandenen Dokumenten. Kein neues System. Keine manuelle Dateneingabe. Die Handbücher werden einmalig hochgeladen. Danach ist alles durchsuchbar.

Der Agent versteht normale Fragen, keine Suchbegriffe

Ein Mitarbeiter muss sich keine Keywords merken. Er stellt die Frage so, wie er sie auch einem Kollegen stellen würde: „Was ist der maximale Betriebsdruck dieses Modells?“ oder „Wie setze ich den Fehlercode E5 zurück?“ Der Agent versteht die Frage und sucht die Antwort in den richtigen Dokumenten.

Der Agent nennt immer die Quelle

Jede Antwort enthält einen Verweis auf das Dokument und die Seite. So kann der Mitarbeiter die Antwort selbst überprüfen. Und die Organisation weiß, dass der Agent nichts erfindet.

Über die Plattform

Mit Projects laden Sie Handbücher einmalig in einer geschlossenen Umgebung hoch – und sie sind sofort für das gesamte Team durchsuchbar.

In AIAIAI erstellen Sie einen geschlossenen Bereich für ein bestimmtes Projekt oder Team. Der Handbuch-Agent in diesem Fallbeispiel arbeitet in einem solchen Bereich: Alle relevanten Dokumente befinden sich darin, niemand außerhalb des Teams hat Zugriff, und der Agent antwortet nur auf Basis der enthaltenen Informationen. Kein Raten, keine Informationen aus anderen Quellen.

Was das dem Team bringt

Erfahrene Mitarbeiter werden weniger gestört. Sie müssen nicht mehr dieselben Fragen beantworten, die ohnehin im Handbuch stehen. Sie können sich auf die Arbeit konzentrieren, für die ihr Wissen wirklich benötigt wird.

Neue Mitarbeiter arbeiten sich schneller ein. Die Informationen sind immer da, unabhängig davon, wer an diesem Tag im Dienst ist.

Und wenn eine neue Version eines Handbuchs erscheint, laden Sie diese einfach neu hoch. Der Agent arbeitet ab diesem Moment mit der neuen Version.

Weniger Routinearbeit, mehr Zeit für Wertschöpfung

Ein Monteur, der täglich 10 Minuten weniger mit Suchen verbringt, spart im Jahr mehr als 40 Stunden. Bei einem Team von 10 Mitarbeitern sind das 400 Stunden. Das entspricht 10 zusätzlichen Arbeitswochen durch dieselben Monteure. Jedes Jahr aufs Neue.

Der Agent macht auch mehrsprachige Handbücher durchsuchbar

Viele technische Dokumente sind auf Englisch oder Deutsch. Der Agent übersetzt und antwortet auf Deutsch. Mitarbeiter müssen kein technisches Englisch beherrschen, um die Antwort zu finden.

Der nächste Schritt

Möchten Sie wissen, was ein Handbuch-Agent für Ihr Unternehmen tun kann? Kontaktieren Sie uns.