Ein Beratungsunternehmen spart durch die AIAIAI-Plattform fast 4.000 Stunden pro Jahr

80% jedes Angebots schreibt der Agent selbst. Das spart einem Beratungsunternehmen fast 4.000 Stunden pro Jahr – Zeit, die die Mitarbeitenden nun in wirklich wertvolle Aufgaben investieren können. Ein einziger Agent, von den eigenen Mitarbeitenden komplett ohne Programmiercode entwickelt.

Text von

Rens ter Weijde

Für wen ist das relevant? Beratungsunternehmen und wissensintensive Organisationen, die viel Zeit für Angebote, Vorschläge oder wiederkehrende Schreibarbeiten aufwenden.

Im vergangenen Oktober hat ein Beratungsunternehmen mit AI begonnen. Die Geschäftsführung besprach mit AIAIAI die Herausforderungen für ihre Branche: den Druck auf die Honorare, Aufgaben außerhalb des Kerngeschäfts und die Kontrolle über die Nutzung von KI in der Kanzlei. Heute sind bereits 60 Agents im Einsatz, bis Ende des Jahres sollen es mehr als 100 sein. Der Großteil wurde von den Beschäftigten selbst entwickelt, nicht von der Geschäftsführung oder der IT. Diese Fallstudie befasst sich mit einem besonders wertvollen Agent: Peter, dem Experten für Angebote.

Das Erstellen von Angeboten ist zeitaufwendig und führt nicht immer zum Erfolg

Angebote zu schreiben ist mühsam und zeitraubend. Der Ausgang ist ungewiss und die Arbeit fühlt sich oft unbezahlt an. Zudem ist fast immer eine erfahrene Kraft nötig, um das Angebot richtig auszuarbeiten. Genau die Art von Arbeit, die liegen bleibt und frustriert.

Peter verfasst Angebote auf der Grundlage von dem, was bisher funktioniert hat

Deshalb hat die Kanzlei Peter entwickelt. Ein Agent, der Angebote erstellt. Peter fängt nicht bei Null an, sondern nutzt bereits vorhandene Informationen.

Peter nutzt erfolgreiche Angebote, Preislisten und Verfügbarkeiten als Basis

Peter greift auf die Quellen zurück, die der Kanzlei bereits vorliegen: erfolgreiche Dokumente, abgelehnte Angebote, per E-Mail getroffene Vereinbarungen, die Preisliste und die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden. Mit diesen Informationen erstellt er ein Angebot, das zum Kunden passt und sich an bewährten Mustern orientiert.

Abbildung 1: Peter erstellt ein Verkaufsangebot.

Ein zweiter Agent prüft das Angebot anhand der Richtlinien

Sobald das Angebot fertig ist, teilt Peter es mit Sylvia. Sylvia ist ein zweiter Agent. Sie prüft das Dokument direkt anhand der internen Richtlinien, wie eine digitale Redaktion. Auf diese Weise kontrollieren die Agents die Arbeit der anderen, bevor ein Mitarbeiter das Angebot prüft und finalisiert.

Über die Plattform

Agents lassen sich selbst erstellen – ganz ohne Programmieraufwand.

Peter wurde nicht von der IT entwickelt. In AIAIAI bauen die Mitarbeitenden ihre Agents selbst: Namen vergeben, klare Anweisungen formulieren, die richtigen Quellen hinterlegen – in wenigen Minuten ist der Agent einsatzbereit. So entstanden in dieser Kanzlei 60 Agents, konzipiert von den Personen, die die Arbeit am besten kennen.

Fast 4.000 Stunden pro Jahr eingespart, Tendenz steigend

Die Rechnung ist einfach. Die Kanzlei schreibt etwa 100 Angebote pro Jahr. Dafür werden im Schnitt rund 50 Stunden benötigt – insgesamt fast 5.000 Stunden im Jahr. Peter ist nicht fehlerfrei, erledigt die Arbeit an einem Angebot aber bereits zu 80 %. Den Rest übernimmt ein Mitarbeiter für Prüfung und Formatierung. Das spart rund 4.000 Stunden pro Jahr. Diese 80 % werden im Sommer weiter steigen, sobald Peter auch die eigenen Vorlagen der Kanzlei nutzen kann.

Der nächste Schritt: Finden Sie heraus, was ein Agent wie Peter für Ihre Kanzlei tun kann

Möchten Sie wissen, was das für Ihr Unternehmen bedeutet? Nehmen Sie Kontakt auf.