Ein Vertriebsmitarbeiter bereitet jedes Kundengespräch in weniger als 5 Minuten vor. Alle Informationen aus nur einem Tool
Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt für jedes Kundengespräch Informationen aus durchschnittlich vier verschiedenen Systemen (Finance, Outlook, Sharepoint, CRM). Mit einem einzigen Agenten ruft er diese Daten in einer einzigen Suchanfrage ab. Die Vorbereitung dauert künftig nur noch Minuten statt einer halben Stunde. Und das funktioniert auch auf dem Mobiltelefon.
Text von
Rens ter Weijde
Viele Vertriebsmitarbeiter gehen unvorbereitet in Kundengespräche. Nicht aus mangelndem Willen, sondern weil die benötigten Informationen über SharePoint, Outlook, Finanzsysteme und den Kundenservice verstreut sind. Erfahren Sie, wie ein einziger Agent dieses Problem löst – auch von unterwegs.
Vor jedem Gespräch sucht ein Vertriebsmitarbeiter in vier Systemen gleichzeitig
Ein Vertriebsmitarbeiter ruft einen Kunden an. Oder er besucht ihn vor Ort. Dafür möchte er wissen: Was wurde im Vertrag vereinbart, wie sieht die Servicevereinbarung aus, wie steht es finanziell und gibt es aktuelle Themen beim Kundenservice?
Das klingt nach vier einfachen Fragen. Doch es handelt sich um vier verschiedene Systeme.
Der Vertrag liegt in SharePoint. Die E-Mail-Historie befindet sich in Outlook. Umsatz und Marge stehen im Finanzsystem. Die offenen Reklamationen und Tickets liegen beim Kundenservice-Team.
Jede Anfrage kostet Zeit. Jedes Mal aufs Neue. Und wer es nicht tut, geht unvorbereitet in ein Gespräch.
Unvorbereitet aufzutreten wirkt unprofessionell. Doch die Vorbereitung kostet eine halbe Stunde
Das ist die stille Herausforderung vieler Vertriebsmitarbeiter. Sie möchten gut vorbereitet sein. Aber die Informationen sind über Systeme verteilt, die nicht miteinander kommunizieren.
SharePoint hat eine eigene Suchfunktion, die bei weitem nicht immer den richtigen Vertrag findet. Outlook ist ein Archiv aus Hunderten von E-Mails. Die Finanzabteilung antwortet erst, wenn man die richtige Person spricht oder den Bericht selbst öffnet. Und der Kundenservice nutzt ein eigenes System mit eigenem Zugang.
Das Ergebnis: Viele Vertriebsmitarbeiter bereiten sich nur halb oder gar nicht vor. Nicht, weil sie es nicht wollen. Sondern weil es zu viel Zeit kostet.
Der Agent weiß alles über den Kunden und antwortet in einem Satz
Die Lösung ist ein Agent, der alle vier Systeme gleichzeitig lesen kann. Der Vertriebsmitarbeiter stellt eine einzige Frage. Der Agent sucht in SharePoint, Outlook, dem Finanzsystem und dem Ticket-System des Kundenservice. Und liefert eine zusammenfassende Antwort.
Kein Wechseln von Tabs. Keine Anrufe bei Kollegen. Keine Berichte öffnen.
Die Vorbereitung auf ein Kundengespräch dauert fortan nur noch wenige Minuten statt einer halben Stunde.
Der Agent durchsucht Verträge und Vereinbarungen in SharePoint
Der Vertriebsmitarbeiter fragt: "Was steht im Vertrag mit Kunde X über Kündigungsfristen?" Der Agent sucht in SharePoint und liefert die Antwort inklusive Dokumentennummer und Vertragsdatum.
Der Agent liest die E-Mail-Historie in Outlook
Was wurde in den letzten drei Monaten mit diesem Kunden besprochen? Der Agent durchsucht den E-Mail-Verlauf und liefert eine Übersicht. Kein Scrollen im Posteingang. Keine mühsame Suche nach Begriffen.
Der Agent ruft Umsatz und Marge aus dem Finanzsystem ab
Wie viel hat dieser Kunde im vergangenen Jahr investiert? Wie hoch ist die Marge? Der Agent liest die Daten direkt aus dem Finanzsystem und liefert eine kompakte Übersicht.
Der Agent zeigt offene Tickets und Signale vom Kundenservice
Gibt es Reklamationen? Offene Fragen? Was beschäftigt den Kunden aktuell? Der Agent liest die neuesten Tickets und gibt dem Vertriebsmitarbeiter ein klares Bild, bevor das Gespräch beginnt.
Über die Plattform
Durch Systemintegrationen liest der Agent in Echtzeit in SharePoint, Outlook, Ihrem Finanzsystem und Ihrem Ticket-Tool.
AIAIAI verbindet sich mit den Systemen, die Sie bereits nutzen. Der Agent in diesem Fall liest gleichzeitig in Microsoft 365, Outlook und dem Finanzsystem. Es müssen keine Daten übertragen oder synchronisiert werden. Die Schnittstelle wird einmalig eingerichtet. Danach ruft der Agent die Informationen genau dann ab, wenn der Mitarbeiter danach fragt.
Die Vorteile für das Vertriebsteam
Vertriebsmitarbeiter gehen besser vorbereitet in jedes Gespräch. Sie wissen, was beim Kunden los ist, wie es finanziell steht und ob es Engpässe beim Kundenservice gibt.
Das macht Gespräche konkreter. Und es verhindert Überraschungen.
Die Kollegen im Finanzbereich und im Kundenservice erhalten weniger Rückfragen, die der Agent selbst beantworten kann. Ihnen bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, die ihre Aufmerksamkeit wirklich erfordern.
Weniger Routinearbeit, mehr Zeit für Wertschöpfung
Ein Vertriebsmitarbeiter, der täglich 20 Minuten weniger mit Suchen verbringt, gewinnt pro Jahr mehr als 80 Stunden zurück. Bei einem Team von 5 Mitarbeitern sind das über 400 Stunden. Das entspricht mehr als 10 Wochen Unterstützung durch eine zusätzliche Vertriebskraft.
Der Agent funktioniert auch unterwegs
Über die mobile App hat der Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf denselben Agenten. Auf dem Weg zum Kunden, im Auto, im Wartezimmer. Die Vorbereitung muss nicht im Büro stattfinden.
Der nächste Schritt
Möchten Sie erfahren, was diese Lösung für Ihr Vertriebsteam tun kann? Nehmen Sie Kontakt auf.
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