Entwicklungspläne für Schüler

Unser Kunde, eine Stiftung für das öffentliche Schulwesen, hat uns mit der Bitte kontaktiert, den Verwaltungsaufwand innerhalb der Organisation zu reduzieren. Das Ziel war klar: Mehr Zeit für das zu gewinnen, worauf es ankommt – die direkte Arbeit mit den Kindern – und weniger für die obligatorische Verwaltung.

Text von

Rens ter Weijde

Der erste Ansatzpunkt: die OPPs (Entwicklungs-Perspektiv-Pläne), die für Schülerinnen und Schüler mit zusätzlichem Unterstützungsbedarf erstellt werden. Ein OPP legt fest, welche Unterstützung ein Kind erhält, und macht diese nachvollziehbar; Eltern und gesetzliche Vertreter haben das Recht auf Einsichtnahme.

Förderpläne (OPPs) stellen eine erhebliche administrative Belastung für Lehrkräfte dar. Unser Kunde erstellt jährlich 2.700 dieser Pläne, wobei das Schreiben jedes einzelnen Plans 60 bis 90 Minuten in Anspruch nimmt. In der Praxis variiert die Qualität der Förderpläne stark, abhängig von der jeweiligen Lehrkraft und den verfügbaren Informationen. Die Vorlagen unterscheiden sich je nach Einrichtung, aber die Felder enthalten in der Regel eine Kombination aus relevanten Informationen über den Schüler – wie das persönliche Profil, die Ziele, den Unterstützungsbedarf und die erwartete Anschlussperspektive. Die Eingaben für diese Felder stammen aus verschiedenen Quellen, wie Notizen von Lehrkräften, Elterngesprächen und Schülerakten. Lehrkräfte müssen all diese Quellen zusammenführen, um einen schlüssigen und handlungsorientierten Förderplan zu erstellen.

Abbildung 1: Ein Agent, der innerhalb einer festen Vorlage arbeitet

Der Kunde bat uns, einen Agenten zu entwickeln, der die administrative Belastung durch Förderpläne verringert und gleichzeitig deren Qualität erhöht, da diese für die spätere Begleitung entscheidend ist. Dafür haben wir einen maßgeschneiderten Agenten entwickelt, der die Vorlage des Kunden kennt und Zugriff auf die lokalen Datenbestände hat. Der Agent analysiert die Informationen über den Schüler und füllt die Vorlage gemäß dem bestehenden pädagogischen Konzept der Einrichtung aus. Wenn die Antwort für ein Feld unklar ist, markiert der Agent diese Passage deutlich, sodass die Lehrkraft sich gezielt damit befassen kann.

Unter dem Strich basiert der Business Case für den Förderplan-Agenten auf zwei Hebeln. Erstens steigt die Qualität der Pläne: Sie sind in der Praxis vollständiger und entsprechen konsistenter dem pädagogischen Konzept der Einrichtung. Zweitens sinkt die Zeit für die Erstellung eines Plans von durchschnittlich 75 Minuten auf etwa 15 Minuten – eine Einsparung von rund 2.700 Stunden pro Jahr, die Lehrkräfte für die direkte Arbeit mit Schülern nutzen können.