Offertes klaar in minuten

Onze klant, een adviesbureau, startte in januari van dit jaar zijn AI-traject. Samen met AIAIAI verkende het managementteam de toekomst van AI in de adviespraktijk – in het bijzonder de prijsdruk in de adviesmarkt, de automatisering van ‘non-core’-werk voor consultants en het meten van de AI-adoptie binnen het bureau.

Words by

Rens ter Weijde

Inmiddels draait de klant 50 unieke agents en verwacht dit aantal vóór het einde van het jaar te verdubbelen tot meer dan 100. Het merendeel van deze agents wordt ontworpen door de business zelf, niet door IT of het managementteam.

In deze casus richten we ons op één agent met aantoonbare waarde: Peter, de offerte expert. Het schrijven van offertes is in de adviespraktijk tijdrovend. Sterker nog, het wordt ervaren als onbetaald werk, de uitkomst is onzeker en vereist doorgaans inbreng van senior medewerkers om kansrijk te zijn. Peter is daarom ontworpen om de beschikbare databronnen als context te benutten (denk aan eerder gewonnen offertes, eerder verloren offertes, afspraken per e-mail, prijslijsten en de capaciteit van consultants) en op basis daarvan een overtuigende offerte voor toekomstige klanten op te stellen.

Figure 1: Peter stelt een offerte op

Zodra de offerte gereed is, kan Peter het delen met een tweede agent, Sylvia, die het document direct toetst aan de interne richtlijnen voor secretariaat. Dit vormt een laatste agent-to-agent-controle (A2A) voordat de offerte door een menselijke adviseur wordt beoordeeld en afgerond.

Figure 2 Sylvia, de secretaresse-agent, controleert de offerte voordat deze de deur uitgaat.

Als laatste stap kan een agent het werk exporteren naar een sjabloon (template) van de organisatie, met de juiste opmaak, het juiste lettertype en het juiste logo. Dit is een cruciale stap, aangezien agents zonder specifieke sjablonen leiden tot aanzienlijk opmaakwerk voor de betrokken medewerker (denk aan knippen en plakken en het opnieuw opmaken in Word).

Figure 3: Gebruik van sjablonen in AIAIAI

De business case voor Peter is eenvoudig. Onze klant schrijft circa 50 offertes per jaar en besteedt daar gemiddeld zo’n 60 uur per offerte aan, oftewel ongeveer 3.000 uur aan offertes per jaar. Peter en Sylvia zijn nog niet perfect, maar nemen vandaag de dag al circa 80% van de offerte voor hun rekening (het resterende werk bestaat vooral uit inhoudelijke review door experts), wat een besparing van grofweg 2.400 uur per jaar oplevert. Bij AIAIAI verwachten we dat die 80% automatisering geleidelijk verder toeneemt naarmate de context voor het model rijker wordt (denk aan feedback op eerder werk) en de modelkwaliteit blijft verbeteren.